将纸质文件扫描成电子版有两种方法，一种是去打印店使用打印机进行扫描，另一种是拍照后利用QQ的图片识别文字功能转换成电子版。电子版文件指的是将纸质文档内容通过计算机软件如word、Excel、PP、CAD、photoshop、H5等进行编辑，生成可以通过邮件、U盘、网络或其他传送方式传送的文件。在网络上，PDF已经成为一种常用的文件格式，许多知名网站提供PDF格式的下载申请表格和文档（例如托福网站的模拟试题）。PDF的中文译名为“便携式文档格式（Portable Document Format）”，这种文件格式的一个重要特点是可以在文档中内嵌字体，并且保留文档的原貌，因此可以在不同的操作系统和语言平台之间进行传输，版面也会保持整齐一致，不像Word文档那样由于版本不同而导致格式差异。
