个人的能力决定一个人的能力水平，而非取决于文凭。文员通常在公司中担任基层职务，负责处理文件工作。有些公司按照薪金水平将员工、文员和职员划分不同级别，同时赋予文员一些权力和责任。因此，文员职位可以被视为进入管理阶层的第一步。
