SOP是指Standard Operation Procedure的缩写，即标准作业程序。其主要目的是以统一的格式描述某一事件的标准操作步骤和要求，用于指导和规范日常的工作。SOP的核心在于对细节的量化处理。
文件是指包含一组有序元素的具有符号的实体。文件的范畴十分广泛，包括电脑上的软件、程序以及与政策、理论等相关的文章。系统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块、数据或文字组合成一个文件。然而，狭义上的文件主要指文书或公文。文件主要是人们在各种社会活动中产生的记录。需要注意的是，狭义上的文件与档案是有区别的，主要表现在保存价值和原始记录性质上。只有具备这两个条件的文件才可以称之为档案，否则只能视为文件。尽管两者存在重叠之处，但不能混为一谈。
